17 款推荐生产力工具,提高你的工作效率!

作者: 时间:2020-06-04每日电视716人已围观

该如何成为一个高效能,同时又能保持能量的工作者?推荐给你 17 个工作实用的 apps,轻鬆管理能量,活动迎接每一天!

有时候我们以为手持智慧型手机、指间不离笔电,就是高效能人士办公的形象,他们往往能透过一堆神奇的数位工具,省下非常多的时间来惬意地享受生活;但自己忙了一天,手机讯息总是跳个不停,手上似乎永远都有做不完的工作,这才是现代人的真实写照。

我一直认为「效率」不是节省时间,而是能在同样、甚至有限的时间内做比别人更多的事情;毕竟我们只有一颗脑袋、一双拳脚,借助「数位工具」达到高效率的确是一种可行的办法,但更重要的是,怎幺安排这些工具与你的工作步调契合?

为了凑字数让文章更可看,我会用自己的一天作息与搭配数位工具,说明我是怎幺实践工作效率的;不过先打个预防针,哥哥有练过,我的作息仅供参考,各位不一定要仿效啊!(推荐阅读:女人迷沙龙——她和他说说:善用小工具,提升大效率)

你的一天,其实从前一晚就开始了

17 款推荐生产力工具,提高你的工作效率!
图片|Hahow 好学校 提供

我们的一天并不是从早上睁开眼睛的那一刻,而是从昨晚阖眼前就开始了;我会在前一天晚上就把隔天要做的事情想一遍,然后记在跟时间有关的数位工具上,分别是 Google 日曆与 Google Tasks:

    有明确的「开始」与「结束」时间,能形成一个区段的任务,用 Google 日曆来管理。仅有「开始时间点」、或单项具体任务的工作,记在 Google Tasks。

因此你的日曆上只会有「13:00~14:30:与江董开会」这样的区间行程,而不会有「19:30 - 19:32:买香蕉」⋯⋯谁会买 2 分钟的香蕉啊!这种单项明确任务请记到「Tasks」清单上并设定一个截止日。

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我推荐使用「Google 日曆」的网页版,它一次整合「日曆」与「Google Tasks」在同一个介面,当你在右栏的输入待办清单后,如果有指定截止日,会直接帮你标注在日曆上,非常方便!

起床后,用知识来醒脑!

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我通常 6:30 前起床,第一件事情是戴上耳机听 Podcast(播客)这类的声音媒介学习平台,早上非常适合用声音来醒脑,不间断的边听的同时边享用早餐,并在 30 分钟后前往健身房,锻鍊体力兼锻炼脑力;如果喜欢用观看方式学习的话,也可以用 YouTube 到《志祺七七》听一个小知识,或是直接上 Hahow 好学校看自己购买的课程!总之,晨间我会尽量不让自己去刷 FB、LINE 等容易上瘾的社交软体(或是打游戏)。

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通勤中,边整理笔记边思考

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通勤途中是最好整理思绪的时刻,我会建议尽量搭大众交通工具而不要自己驾车,不仅是找停车位颇麻烦,你的双手还会会被束缚住,错失很多用手机高效整理笔记与思考的机会。

我会把上午听到、看到的内容用笔记软体记录下来,纪录的时候至少写一句自己的想法,让这个灵感嵌入在脑海中;我推荐使用 Evernote、Bear、OneNote 这些第三方笔记软体,它们大多不会受限于 PC / Mac / Android / iOS 等系统,并能将你所有的知识与灵感都保存在云端上。

会议中,无纸化与同步协作

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开会是每个人都会经历的工作环节,这边不讲「怎幺开一场高效率的会议?」,而是要让所有人在会议中高效交流资讯与想法,我认为最好的方式是採用「云端协作」;我推荐 Google Docs、Dropbox Paper、Notion 这类的云端文件服务,它们有下面三个好处:

    跨系统、平台同步资料。以网页浏览器开启,所有成员能同时协作一份文件。能追蹤与检视个别成员的意见与修改过程。

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用云端文件的好处是不会因为电脑系统与格式不同,就无法开启别人传给你的档案;同时大家能在同一份文件中协作,你会看到隔壁的小美很认真的输入,然后自己的萤幕上即时跳出⋯⋯她打错字了。

工作中,如何面对无时无刻的通讯交流?

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每次点开同事的 LINE 群组,迎面而来的是一票的贴图⋯⋯把重要的公告都给洗下去了;当你想回覆老闆工作进度时,却看到女友的讯息:「北鼻今天晚上要鼻要吃锅锅~来接偶。」不知不觉就开始聊起要不要吃海某捞啊?工作一下子就被耽搁了。我们的日常联繫已经离不开社交软体,因此我建议将工作与私人的通讯方式直接分开:

一. 重要的工商事务,请用 E-mal

重要的工商事务切记不要用社交软体,尤其是涉及到交件期限、修改项目、合约等商业沟通,请一定要用 E-mail 留存重要资料,并 CC、BCC 你的同事;关于怎样写好一封商务信件,可以看我之前的《为什幺对方不回我的信?人人必学的职场邮件攻略法》文章。

二. 团队内部交流,不要用 LINE

像 LINE、FB Messenger 这类的通讯软体有「贴图」的设计,且往往会跟私人讯息混杂到让你超容易分心;我建议团队内部改用 Slack、Telegram 这两款相对比较少人用、但功能非常棒的通讯软体,与私人社交做区分。

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我满推荐 Slack 的(这也是 Hahow 团队在使用的唷),它能针对专案或是团队开群组(Channel),另外能将单一群组设定暂时静音,不怕被同事订饮料的闲聊打扰;在交流过程中还能很方便的用「Pin」功能,将重要的讯息与资料钉起来,方便随时查看。

下班前,请把你的桌面清空!

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我建议所有的文件与资料除了电脑中存一份,也要同步上传到云端档案夹,可使用 Google Drive、Dropbox、OneDrive 这类的云端服务,它们能将你的档案同步到手机中随身带着走,你不再需要用 USB 整天拔拔插插,或是担心咖啡洒到电脑上欧买尬资料通通消失。另外档案管理平时一定要养成的几个好习惯:

一. 替档案取好名称:

建议用「180829_专案名称」这样的结构来命名,且用档案夹管理档案分层时,尽量不要超过三层;因为一层一层的点就跟拆惊喜包一样麻烦,如果你的档案有上百个,要找一份陈年老档你会翻到起肖的。

二. 用「搜寻」取代手动翻找:

这也是为什幺我们要命名好档案的原因,每次想到档案它老人家就请输入「关键字」,让系统帮你叫出档案,取代手动点选档案夹一层一层的翻找吧!

三. 保持电脑桌面净空:

桌面是「正在执行的专案」暂置处,而不是用来堆积所有资料的地方;别以为资料通通堆在桌面这样拿取最快,如果有 40-50 份档案夹、文件、试算表、简报,那不就跟玩踩地雷一样刺激,每次都要 5-10 秒才能找到自己要的文件,还不能看到美美的桌布,何必呢?

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高效率不是追求全面数位化

在工作上的效率达到极致,并不代表你在整段生命中能获取最高的效益,这不是什幺「政治正确」或「心灵鸡汤」的话,真的没有必要事事追求高效、或以为什幺东西都能用数位工具来搞定。

使用工具,是因为我们有更重要的事情要处理与思考,而不是为了工具而工具,像我有时候也会偷懒,我就把这称作「合理的懒癌释放」,毕竟适时的放过自己也是一种有效率的生活方式。(推荐阅读:时间别用挤的!养成好效率的「偷时间」术)

再次重申「效率」这件事不是你节省了多少时间能去休息、追剧、打 Game,而是能在有限的时间内,做比别人更多的事情;尽量让重複、无聊的事外包给数位工具处理,将自己的脑袋与时间留下来思考,并珍惜身边重要的人、事、物,久而久之你自然会成为一位「快乐又超有效率」的人!

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